Il n’y a pas qu’à la maison que le printemps est favorable au rangement et au ménage : au bureau aussi, vous pouvez profiter de ces premiers rayons de soleil pour mettre un peu d’ordre dans vos dossiers et ainsi gagner en efficacité. 5 étapes pour affronter avril en beauté.
1. Organisez votre espace de travail
Certaines personnes sont plus efficaces sur un bureau quasiment vide, d’autres s’épanouissent dans les piles de dossiers et les objets qui traînent. Dans tous les cas, il y a probablement de nombreux éléments inutiles sur votre bureau. Munissez-vous d’un grand sac poubelle et jetez-y les stylos qui ne marchent plus, les blocs-notes pleins que vous n’utilisez plus depuis deux ans, et les cartes de visites que vous avez déjà recopiées dans votre téléphone.
2. Rangez et actualisez vos contacts
Changement d’adresse, d’entreprise, de poste, de numéro de cellulaire… Votre réseau est en perpétuelle évolution. Assurez-vous d’avoir des coordonnées à jour pour tout le monde, et lorsque ce n’est pas le cas, arrangez-vous pour trouver les informations actualisées. C’est valable aussi sur les réseaux sociaux. Commencez par vos contacts les plus anciens. Ne vous débarrassez de personne : vous ne savez pas qui peut être utile quand ou qui peut vous appeler, mais mettez dans un dossier à part ceux que vous n’aurez probablement jamais l’occasion de (re)contacter.
3. Triez la paperasse
Combien de documents inutiles s’accumulent en cours d’année dans vos tiroirs ? Pour certains, vous n’avez pas le choix : vous êtes obligé de les conserver pour des raisons juridiques ou parce que le dossier est encore officiellement en cours. Ce qui ne vous empêche pas de les archiver dans des endroits où ils vous encombreront moins. Pour tous les autres, n’hésitez pas à jeter ! Non seulement, cela fera de la place, mais avec une pile réduite de moitié, vous gagnerez du temps la prochaine fois que vous chercherez quelque chose de précis.
4. Supprimez des courriels
Il y a plus de 20 000 messages dans votre boîte de réception ? Vous pouvez probablement en supprimer quelques centaines sans rien perdre de vital ! Optez pour l’ordre anti-chronologique : le message de bienvenue dans l’entreprise datant d’il y a dix ans n’est plus très utile, tout comme les échanges avec des collègues sur des contrats désormais obsolètes. Si vous avez peur de supprimer, au cas où, créez au moins un dossier à part où vous placerez toutes les conversations qui n’ont rien à voir avec votre travail en cours.
5. Faites le ménage dans votre ordinateur
Là encore, il s’agit de faire le tri entre ce qui peut encore vous servir et le reste. Si votre bureau est envahi d’icônes, vous aurez du mal à vous y retrouver. Optez plutôt pour les dossiers en fonction de thèmes correspondant à vos tâches quotidiennes (gestion de clientèle, factures…). Cela vous sera notamment utile si vous travaillez sur votre ordinateur personnel : évitez de mélanger les deux mondes. Côté Internet, pensez à faire le tri dans vos favoris.