Comment améliorer votre « profil téléphone » ?

La crise sanitaire qui secoue la planète transforme également le monde professionnel, rendant le travail à distance incontournable. Or, pour bien mener une conversation téléphonique, la voix, le ton, la prononciation et d’autres éléments entrent en jeu. Comment donc améliorer son « profil téléphone » ?

 Formatrice en voix parlée et autrice du livre La voix parlée et le savoir-être en communication, Marie Guimont travaille principalement avec des gens d’affaires, tous domaines confondus. Pour elle, il est évident que la popularité grandissante du télétravail nous oblige à repenser nos stratégies et nos habitudes de communication. « Quand on utilise un appareil, on doit s’assurer de bien se faire entendre », affirme-t-elle. C’est la clé d’une bonne compréhension mutuelle.

 Voici quelques conseils en vrac pour améliorer son « profil téléphone ».

 Se préparer avant l’appel

La préparation, tant dans le fond que la forme, compte pour 90 % du travail, estime Marie Guimont. En ce sens, il est pertinent de prendre un moment avant l’appel, non seulement pour mettre ses idées en place, mais aussi pour échauffer sa voix, voire pour faire quelques exercices de diction et de respiration.

Soigner la première impression sonore

La bonne humeur se ressent même à distance, mais inutile de prendre un ton faussement jovial ou de forcer un sourire, indique l’experte. De plus, la force et le ton de la voix comptent pour beaucoup dans la première impression. Si on parle trop fort, notre interlocuteur peut percevoir de la colère (même si ce n’est pas le cas !), alors qu’avoir une voix trop faible passe souvent pour de la timidité. « On a tous le réflexe du miroir ; on s’adapte à l’autre, croit Marie Guimont. Si quelqu’un se croise les bras, on a envie faire pareil. C’est la même chose avec la communication orale. Il faut donc mettre la personne bien à l’aise d’entrée de jeu et mettre la table pour un échange agréable. »

Prendre le temps de s’identifier clairement… et lentement

Une des erreurs les plus fréquentes ? Parler trop rapidement, surtout en début d’appel, avance Marie Guimont. La coach en communication suggère de ralentir notre débit, en particulier quand vient le temps de mentionner notre nom et le nom de notre entreprise. « L’idéal, c’est de parler assez lentement pour ne pas que la personne ait à vous redemander des informations de base ou vous faire répéter plusieurs fois », précise-t-elle. Un débit rapide a également pour effet de stresser notre interlocuteur.

Être à l’écoute et poser des questions

Il ne faut pas hésiter à entrecouper la discussion de récapitulatifs, ou encore de demander à notre interlocuteur si tout semble clair ou s’il y a des questions. « À distance, ça ne prend pas grand-chose pour qu’on ne nous comprenne pas, dit Marie Guimont. Il faut en être conscient. »